In dit artikel schetsen we -op basis van onze ervaringen- onze visie op de aanpak van agile transities in organisaties. Overweegt u om agile werken binnen uw organisatie te implementeren of werken delen van uw organisatie al agile maar komt u niet verder? Lees dan verder en kijk of onze visie u verder kan helpen.

De wereld om ons heen is aan grote veranderingen onderhevig. Technologische ontwikkelingen spelen hierin een belangrijkere rol en klanten verwachten een steeds hoger niveau van (persoonlijke) dienstverlening van organisaties. Steeds meer organisaties omarmen agile werkvormen om tijdig in te kunnen spelen op veranderingen die in steeds hoger tempo op hen afkomen. Agile werken is niet meer weg te denken.

Organisaties die dit gedachtengoed hebben omarmd zijn succesvol doordat zij continu in staat zijn in te spelen op veranderingen. Vanuit een duidelijke visie sturen zij op waardecreatie en maken gebruik van de kracht, motivatie en creativiteit die in de organisatie aanwezig is. Sturing en besluitvorming liggen laag in de organisatie. Medewerkers werken autonoom in kleine teams nauw met elkaar samen en nemen gezamenlijk verantwoordelijkheid voor het teamresultaat. Vanuit visie en ambities is management gericht op het creëren van de juiste setting en randvoorwaarden die medewerkers en teams nodig hebben om optimaal te kunnen presteren.

Dat is de belofte, maar hoe kom je daar? Voor agile transitie bestaat geen standaard recept. Elke situatie is uniek. In een softwareorganisatie wordt op een andere manier invulling gegevens aan agile werken dan bijvoorbeeld in een salesorganisatie. Een organisatie die al ervaring heeft met agile werken zet andere stappen dan een organisatie die er nog mee moet beginnen. Een standaard aanpak is er niet, maar op basis van onze ervaringen bij diverse organisaties hebben we wel een raamwerk ontwikkeld gericht op succesvolle transities.

Agile werken is een kwestie van doen, ervaren, leren en aanpassen. Dat is dan ook de beste manier om het agile gedachtengoed te implementeren.

Vanuit onze praktijk hebben we vastgesteld dat agile transities 5 fasen doorlopen vanaf het moment waarop het nadenken over agile begint tot en met de fase waarin organisaties zich continu aanpassen en verbeteren.

Elke fase heeft zijn eigen kenmerken, resultaten en bijbehorende mogelijkheden.

1. Vertrek: De organisatie weet waar ze staat en waar ze naar toe wil. Om die doelen te bereiken is een andere (agile) manier van werken noodzakelijk. Door middel van representatieve pilots is ervaring met de agile manier van werken opgedaan. Sleutelfiguren begrijpen de noodzaak tot veranderen en hebben op hoofdlijnen inzicht in de agile werkwijze.

2. Introductie: De organisatie is gereed om op een agile manier te gaan werken. Teams staan klaar en rollen zijn belegd. Productowners, scrummasters en teamleden hebben inzicht in de agile (scrum) manier van werken. Stakeholders hebben voldoende agile kennis om op agile wijze samen te werken.

3. Adoptie: De organisatie heeft de agile manier van werken geïmplementeerd. Teams passen de agile principes en bijbehorende werkwijzen toe. Processen, tools en werkwijzen zijn afgesproken. Er is een (sprint)ritme met dagstarts, reviews, retrospectives en planningen. Prioriteiten worden bepaald op basis van waardecreatie en bijdrage aan de teampurpose. Ervaringen worden tussen teams gedeeld om van elkaar te leren.

4. Integratie: De organisatie werkt aantoonbaar op de andere (agile) manier. Zij bereikt de gestelde doelen. Agile gedachtengoed wordt organisatiebreed in meerdere teams toegepast. Productowners hanteren een overzicht om teamoverstijgende zaken te visualiseren. Teams werken actief aan het verbeteren van hun werkwijzen. De communicatie is open. Teamleden geven en ontvangen feedback. Iedereen vraagt actief hulp en helpt de ander succesvol te zijn.

5. Transformatie: De organisatie past haar manier van werken continu aan op veranderende omstandigheden (intern en extern). Zij verbetert haar manier van werken op basis van resultaten en innovaties. Binnen de gehele organisatie worden verschillende agile werkwijzen toegepast passend bij het team en de situatie (fit for purpose). Teams werken intensief samen vanuit één gemeenschappelijke visie, purpose en portfolio. Er is sprake van een open en transparante cultuur en agile mindset.

Deze fasering vormt een leidraad voor de aanpak van agile transities. Aan de hand van de fase waar een organisatie (of onderdeel daarvan) staat in haar transitie kan worden bepaald welke vervolgstappen gezet kunnen worden. Wij hebben een scan ontwikkeld om organisaties inzicht te geven in hun agile volwassenheid.

Organisaties kunnen wel enkele jaren onderweg zijn voordat zij de laatste fase hebben bereikt. Deze fasegewijze aanpak helpt om al veel eerder resultaten te bereiken. Doorgroei naar een volgende fase is afhankelijk van de bereikte resultaten. Het is zelfs denkbaar dat de bereikte resultaten voor een organisatie voor dat moment voldoende zijn en doorgroei naar een volgende fase nog niet noodzakelijk is.

Het tempo dat medewerkers, teams en organisaties aankunnen is bepalend voor het tempo van de agile transitie. Het model voor agile transities helpt om te bepalen welke stappen als het ware aan de beurt zijn. Het model fungeert daarmee als leidraad. Het is geen recept voor succesvolle agile transities, maar biedt wel houvast om daar te komen.

Hoewel elke agile transitie uniek is, hebben we gemerkt dat elke fase specifieke uitdagingen en aandachtspunten met zich meebrengt. Zowel voor de samenwerking in de teams als ook voor het benodigde leiderschap. In een volgend artikel willen we nader in gaan op onze ervaringen daarmee.

Agile Coach Company helpt organisaties met hun agile transities, zodat zij wendbaarder en flexibeler zijn en sneller in kunnen spelen op de veranderende klantbehoeften en marktomstandigheden. Wij coachen , adviseren en trainen teams en individuen om deze verandering vol enthousiasme tegemoet te treden. Praktisch en resultaatgericht.

Meer weten over de aanpak van agile transities binnen uw organisatie? Stuur een berichtje naar roel.hartong@agilecoachcompany.nl en ik neem zo spoedig mogelijk contact met u op.

Roel Hartong

Principal Consultant
Agile Coach Company